Strategische Arbeit erfordert die Reflexion des eigenen Handelns: Befinden wir uns auf der richtigen Flughöhe? Besprechen wir strategisch relevante Fragestellungen? Erfüllen wir unsere strategischen Aufgaben und wenn ja, wie wirkungsvoll? Die Sozialbehörde Schwarzenburg hat sich diesen Fragen gestellt.
Gemäss Sozialhilfegesetz benötigt jeder Sozialdienst im Kanton Bern eine Sozialbehörde. Sie ist das strategische Organ des Sozialdienstes und trägt die Verantwortung für die strategische Ausrichtung, die Aufsicht, die Unterstützung und das Controlling des Sozialdienstes. Sie sorgt dafür, dass die richtigen Dinge getan werden – im Unterschied zur operativen Ebene, die dafür sorgt, dass die Dinge richtig getan werden – und ist somit mit einem Vereinsvorstand oder einem Stiftungsrat vergleichbar.
Häufig tritt der Gemeinderat als Sozialbehörde auf. In einigen Gemeinden wird dafür jedoch eine eigene Behörde gewählt. In beiden Fällen ist sie jedoch eine Laienbehörde und besteht aus Vertretungen der Gemeinde, die meistens keine branchenspezifische Expertise haben. Als gewählte Behörde sind sie jedoch für die Umsetzung der kantonalen Vorgaben verantwortlich. Dafür müssen sie sich meist in die Grundlagen eines Sozialdienstes einarbeiten, wie auch in Aspekte wie Aufsicht, Strategieentwicklung und Controlling. Dies ist für viele Mitglieder von Sozialbehörden neu und entsprechend anspruchsvoll.
Eine Strategie für die Sozialbehörde Schwarzenburg
Die Sozialbehörde Schwarzenburg wandte sich an die Berner Fachhochschule, um eine Prozessbegleitung für die Erarbeitung einer Strategie für den Sozialdienst Schwarzenburg sowie geeignete Instrumente für das Controlling zu entwickeln.
In enger Abstimmung mit der Präsidentin der Sozialbehörde und der Leiterin des Sozialdienstes wurden die Bestandteile für die Strategie gesammelt und in Themenfelder gegliedert. Darauf beschäftigte sich die Sozialbehörde intensiv mit der Formulierung einer Vision und einer Mission. Diese sind zwar für viele kommunale Sozialdienste ähnlich, bieten jedoch Gelegenheit, sich konkret mit der Wirkung und dem Impact des eigenen Handelns auseinanderzusetzen. Der Sozialdienst hatte als operative Ebene die Möglichkeit, sich zum Vorschlag der Behörde für Vision und Mission zu äussern und konnte so die gewünschte Wirkung ihres Handelns ebenfalls reflektieren.
Vision:
Wir unterstützen Menschen in Schwarzenburg bei der Teilhabe am gesellschaftlichen Leben. Wir führen den Sozialdienst Schwarzenburg gemeinsam auf strategischer resp. operativer Ebene so, dass wir die gesetzlichen Vorgaben der Sozialhilfe und des Kindes- und Erwachsenenschutzes zugunsten der Bevölkerung umsetzen. Schwarzenburger:innen in schwierigen persönlichen, familiären, wirtschaftlichen und sozialen Problemsituationen erhalten von uns Beratung, Begleitung und Unterstützung. Wir verfügen über die notwendigen Ressourcen und geeignete Rahmenbedingungen.
Mission:
Wir befähigen unsere Klientel, nach den Grundsätzen der Sozialen Arbeit und im Rahmen ihrer Möglichkeiten, ein möglichst autonomes Leben zu führen. Wir arbeiten vernetzt mit anderen Institutionen zusammen und sorgen für effektive Prozesse und Abläufe. Wir setzen unsere finanziellen Mittel effizient, ziel- und lösungsorientiert ein und gehen sorgsam mit unseren persönlichen Ressourcen um.
Von der Vision zu konkreten Massnahmen
Im nächsten Schritt wurden Handlungsfelder und konkrete Massnahmen für die Strategieumsetzung erarbeitet. Ausgangslage waren dafür Rückmeldungen aus einer Organisationsanalyse, einem Prüfbericht sowie wie Anliegen der Mitarbeitenden des Sozialdienstes. Während eines Workshops hat die Sozialbehörde dafür Prioritäten festgelegt: Im Vordergrund steht ein stringentes Qualitätsmanagement. In einer zweiten Phase sollen Funktionsdiagramm sowie die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen (AKV) einheitlich und schlüssig dargestellt werden. Als weiteres Handlungsfeld wurde der Bereich Digitalisierung identifiziert, wo die Sozialbehörde für angemessene Rahmenbedingungen sorgen muss.
Umsetzung und Controlling
Um der Aufsichtspflicht nachzukommen und einen verbesserten Einblick in die operativen Tätigkeiten zu erhalten, legten die Sozialbehörden-Mitglieder fest, welche Unterlagen und Dokumente sie zukünftig genehmigen oder zur Kenntnis nehmen sollen. Zur Begleitung der Strategieumsetzung wurde zudem ein einfaches Ampelcontrolling entwickelt. Die Leiterin des Sozialdienstes aktualisiert es jeweils vor jeder Sitzung der Sozialbehörden, damit die Mitglieder den Überblick über den Stand der Umsetzung haben und so ihre Aufsicht wahrnehmen können.
Die Umsetzung der Massnahmen soll neben dem geschärften Selbstverständnis auch dem Knowhow-Aufbau der Sozialbehörde dienen. Für die Leiterin des Sozialdienstes bedeutet der neue Ansatz, dass sie ihre Reporting-Aktivitäten zuhanden der Sozialbehörde gezielt kanalisieren kann und nur strategierelevante Informationen weiterreicht.
«Der Blick von aussen half uns, die wesentlichen Punkte pragmatisch zusammenzustellen. Die teilweise kritischen Fragen der Prozessbegleiterin machten uns bewusst, mit welchen Instrumenten wir unsere Aufgaben am besten umsetzen können. Die ausformulierte Strategie ist ein konkretes Resultat daraus. Und es zeigte bereits in der ersten Sozialkommissionssitzung der neuen Legislatur Wirkung. Wir können jetzt strukturiert an den Themen arbeiten und uns mit unserem strategischen Selbstverständnis und unserer Positionierung beschäftigen.»
Kathrin Sauter, Gemeinderätin, Departementsvorsteherin Soziales und Präsidentin der Sozialkommission Schwarzenburg
Kontakt:
Projekte und Partner:
Literatur und weiterführende Links:
- Kanton Bern: Gesetz über die öffentliche Sozialhilfe Kanton Bern
- Kanton Bern, Gesundheits-, Sozial- und Integrationsdirektion (GSI): Informationen für Sozialbehörden
- Näpfli Keller, Nadine; Rimmele, Sabine; Da Rui, Gena; Riedweg, Werner (2018): «Sozialdienste entwickeln – ein Handbuch für «Gute Arbeit»; interact Verlag, Luzern
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